Как одна ошибка в учете маркетплейса привела к расхождению по НДС и требованию ФНС

Иногда бухгалтерская проблема выглядит совсем не так, как ее настоящая причина.

Компания может вовремя сдавать отчетность, регулярно платить налоги и годами не получать серьезных вопросов от налоговой. А потом приходит требование ФНС с просьбой пояснить расхождения по НДС — и выясняется, что проблема складывалась постепенно сразу из нескольких небольших ошибок.

Разберем один такой случай.

Кейс обезличен. Отдельные детали изменены, чтобы не раскрывать информацию о компании. Ситуация приведена как пример бухгалтерского разбора.

Исходная ситуация

К нам обратилась торговая компания на общей системе налогообложения.

Бизнес работал сразу по нескольким направлениям:

• продавал товары через собственный интернет-магазин;
• торговал через маркетплейсы;
• закупал часть продукции за рубежом;
• регулярно получал возвраты от покупателей;
• использовал услуги логистики и продвижения маркетплейсов.

Бухгалтерия велась, декларации сдавались, серьезных проблем компания не замечала до момента, когда из ФНС пришло требование пояснить расхождения в декларации по НДС.
На первый взгляд сумма была не критической. Руководитель предполагал, что достаточно найти один неверный документ, внести корректировку и отправить пояснение, но после проверки стало понятно: одной ошибки там не было. Если компания получает подобное требование, важно сначала разобраться в причине расхождения, а уже затем готовить ответ на требование ФНС.

Что увидела налоговая

ФНС сопоставляет данные деклараций, книг покупок и продаж, счетов-фактур и сведения контрагентов. В данном случае часть операций компании не совпадала с данными, которые отражались у ее партнеров. Возник вопрос: почему сумма НДС по операциям компании отличается от данных другой стороны?

Для ответа нужно было сначала понять, где именно сформировалась разница, и мы начали разбирать операции по периодам.

Первая проблема: в учете использовали выплаты маркетплейса вместо выручки

Основная ошибка оказалась достаточно распространенной: при отражении части продаж бухгалтер ориентировался на суммы, которые фактически поступали от маркетплейса на расчетный счет.

Например, условно: продажи покупателей составили 1 000 000 ₽. Маркетплейс удержал:

• комиссию — 120 000 ₽;
• логистику — 45 000 ₽;
• продвижение — 30 000 ₽;
• другие услуги — 5 000 ₽.

На расчетный счет продавцу поступило 800 000 ₽. Именно эта сумма в отдельных периодах фактически использовалась как ориентир для отражения дохода. Но выплата маркетплейса и сама реализация товара — не одно и то же. В результате часть выручки оказывалась отражена некорректно, а комиссии и услуги площадки смешивались с операциями реализации.

Для компаний, которые регулярно работают через маркетплейсы, такие операции лучше изначально вести в рамках специализированного бухгалтерского сопровождения продавцов Ozon или бухгалтерии для Wildberries.

Вторая проблема: возвраты попадали не в тот период

Дополнительную путаницу создавали возвраты покупателей.
На маркетплейсе товар мог быть:

1. продан в одном месяце;
2. возвращен покупателем позже;
3. отражен в отчете маркетплейса уже в следующем расчетном периоде.

Часть таких операций бухгалтер корректировал по банковским движениям.
Из-за этого реализация и возврат иногда оказывались в разных периодах бухгалтерского учета не так, как следовало из первичных документов. По отдельности расхождения были небольшими, но когда операций сотни, несколько тысяч рублей превращаются уже в заметную сумму.

Третья проблема: импортный товар

Самая неприятная часть обнаружилась при проверке закупок: часть продукции компания приобретала у иностранного поставщика.
При поступлении товара учитывались:

• стоимость товара;
• расходы на доставку;
• дополнительные расходы;
• документы, связанные с импортом.

Но отдельные операции были отражены в бухгалтерии с задержкой. Получилась ситуация, когда товар уже участвовал в продажах, а часть документов, влияющих на его учет и налоги, попала в систему значительно позже, в итоге бухгалтерская картина одного периода не полностью совпадала с реальной хозяйственной деятельностью.

Для бизнеса, который регулярно закупает товары за рубежом, особенно важно заранее выстроить бухгалтерское сопровождение ВЭД, а не разбирать импортные операции уже после появления расхождений.

Четвертая проблема: услуги маркетплейса были собраны в одну сумму

В отчетах маркетплейса было несколько видов удержаний, однако исторически бухгалтерия компании не разделяла их достаточно подробно. Комиссия, логистика, продвижение и некоторые другие услуги попадали практически в один общий блок расходов. Для управленческого учета это уже было неудобно.

Но серьезнее было другое: при проверке первичных документов стало сложно быстро установить, какая сумма относится к какой операции и в каком периоде ее необходимо учитывать, то есть, проблема заключалась уже не только в налогах. Компания фактически потеряла прозрачность собственной экономики на маркетплейсе.

Почему ошибка долго оставалась незаметной

Это хороший пример ситуации, когда учет формально существует, но его нельзя назвать полностью контролируемым.
По каждому отдельному месяцу разница могла выглядеть незначительной:

• где-то возврат;
• где-то комиссия;
• где-то запоздавший документ;
• где-то неправильная дата;
• где-то операция отражена по банковской выписке.

Ничего из этого по отдельности не выглядело странно.
Но бухгалтерский учет - это система, и когда небольшие ошибки накладываются друг на друга несколько кварталов подряд, итоговая разница становится заметной. Именно это и произошло у нашего клиента.

Что мы сделали

Мы не стали сразу готовить ответ ФНС. Сначала нужно было восстановить фактическую картину операций.

1. Сверили продажи с отчетами маркетплейсов

Продажи проверили не только по банковским поступлениям, но и по отчетам площадок.
Отдельно выделили:

• реализацию;
• комиссии;
• услуги;
• возвраты;
• корректировки.

2. Проверили периоды отражения возвратов

По спорным операциям восстановили хронологию:

• дата первоначальной продажи;
• дата возврата;
• дата отражения операции в отчете;
• дата отражения в бухгалтерии.

3. Разобрали импортные операции

Проверили поступление документов по зарубежным закупкам и сопоставили их с бухгалтерским учетом.

4. Сверили книги покупок и продаж

После восстановления операций проверили данные, влияющие на декларацию по НДС.
На этом этапе особенно важно не просто искать арифметическую ошибку, а понимать, как конкретная операция должна отражаться в налоговом учете. В сложных случаях для этого может потребоваться отдельная консультация по НДС.

5. Выделили реальные ошибки и технические расхождения

Это принципиально важно: не любое расхождение означает неправильный расчет налога. Часть вопросов можно объяснить документально. Другие действительно требуют корректировки учета. Мы разделили эти ситуации.

Что обнаружилось в итоге

После полной сверки оказалось, что первоначальная версия руководителя была неверной, и проблема заключалась не в одном ошибочном документе. Расхождение сформировали сразу несколько факторов:

• некорректное отражение части продаж через маркетплейс;
• неправильная привязка некоторых возвратов к периоду;
• задержки в учете отдельных импортных документов;
• недостаточная детализация услуг площадки.

После корректировки операций сумма расхождения существенно изменилась, и только после этого можно было готовить содержательный ответ налоговой.

Ответ ФНС

Вместо короткого письма в стиле: «Расхождение возникло по технической причине», было подготовлено пояснение, основанное на проведенной сверке. По операциям, которые действительно были отражены неверно, учет был скорректирован, по остальным операциям подготовили объяснение и документы, подтверждающие порядок их отражения. Это намного надежнее, чем сначала отправлять формальный ответ, а потом пытаться объяснить новые расхождения.

Но на этом работу не закончили

Самым полезным результатом для компании оказался даже не ответ на требование ФНС: после разбора стало понятно, что существующую систему учета маркетплейсов нужно менять. Мы предложили разделить операции минимум на несколько групп:

• продажи;
• возвраты;
• комиссия маркетплейса;
• логистика;
• продвижение;
• прочие услуги;
• корректировки.

Также изменили порядок проверки отчетов площадки перед закрытием периода. Теперь бухгалтер может быстро увидеть:

• сколько товаров фактически реализовано;
• сколько вернулось;
• сколько удержал маркетплейс;
• какие расходы сформировались;
• какая сумма должна быть отражена в учете.

Если при такой проверке выясняется, что ошибки накопились уже за несколько прошлых периодов, может потребоваться полноценное восстановление бухгалтерского учета.

Главный вывод этого кейса

Проблема редко начинается в тот день, когда приходит требование налоговой, чаще требование лишь показывает ошибку, которая существовала в учете уже несколько месяцев.

Особенно это характерно для бизнеса, где одновременно есть:

• маркетплейсы;
• большое количество операций;
• возвраты;
• НДС;
• импорт;
• несколько источников первичных документов.

В таких компаниях недостаточно просто вовремя сдавать декларации. Важно периодически проверять, соответствует ли бухгалтерский учет тому, что реально происходит в бизнесе. Если учет становится слишком сложным для точечного контроля, имеет смысл передать его на постоянное бухгалтерское сопровождение.

Получили требование ФНС?

Не стоит отвечать на него до того, как понятна причина расхождения.

Мы можем:

• проверить бухгалтерский учет;
• разобраться с данными по НДС;
• найти источник расхождения;
• проверить документы;
• подготовить пояснения;
• при необходимости помочь восстановить или скорректировать учет.

НДС-Эксперт помогает бизнесу разобраться в сложных бухгалтерских ситуациях и привести учет в порядок до того, как небольшая ошибка превратится в серьезную проблему.